Het Ondernemingsdossier moet wel uitkijken dat het niet een archiefkast wordt van de overheid.

Bernd Deuten, technical manager Achilles Brandstofmaatschappij ABM

Na een studie Planologie in Amsterdam werkte Bernd Deuten bij een bureau voor stedelijke vernieuwing. Veel leuker was de fabriek voor eikenhouten meubelen in Roemenië waar hij vervolgens als bedrijfsleider terechtkwam. Tot de crisis toesloeg en hij terug naar Nederland verhuisde. Via via is hij nu terecht gekomen bij ABM, Achilles Brandstofmaatschappij, eigenaar van 35 stations verspreid over Nederland en een van de vijf licentiehouders van AVIA. Meest bemande stations met wasgelegenheid in de steden. Bij een bijeenkomst bij de ODZOB over verbetering van de naleving, waar Bernd namens de BOVAG aanwezig was, toonde hij zich positief over het Ondernemingsdossier en de kansen die het instrument biedt op structureel betere naleving. Vooral als deze tool nog een verbeterslag maakt. Daar wil ik graag meer van weten en ik mocht op bezoek komen op het kantoor in Den Haag “bij de vlaggen van Europcar” waar ze ook voor een deel in zitten. Hoe werkt hij nu dan?

Een oproepkracht mag niet in de de PC

We hebben nu een digitaal handboek op de server. Die is van buitenaf niet benaderbaar. Ik hou dit boek bij. Controlerapporten zet ik op de goede plek. Zo digitaal werken is absoluut een voordeel bij het toezicht. De toezichthouder moet bij voorkeur wel een afspraak maken. Want hij moet achter de computer gaan zitten en de computer is niet voor iedereen benaderbaar. Een oproepkracht mag niet in de PC, dus die kan dan ook geen toegang geven. Als het per se moet kan het wel, want dan geven we de codes en kunnen ze er in. Maar zo’n oproepkracht kan de inspecteur niet wegwijs maken. Het is aan de vestigingsmanager om het op te pakken.

Het gebeurt minder en minder dat er geen afspraak wordt gemaakt. Voor bijna alle 140 controlepunten moet je wel in het handboek zijn. Veel van die punten staan overigens in dezelfde documenten. Ik hoef dus geen 140 documenten in het boek te hebben.

Hoe meer stations, hoe lastiger

Er ontbreekt weleens een document in het installatiehandboek; vergeten toe te voegen of het is nog niet binnen. Omdat de leverancier niet op tijd is met het leveren van een rapportage. Je moet dus voor jezelf een systeem opzetten om dat in de gaten te houden. Heb ik alle documenten binnen? Hoe meer stations je hebt – Bernd heeft er 35 – hoe lastiger dat wordt. De reguliere inspecties gebeuren een keer per jaar. Dat is makkelijk te monitoren. Heb ik hem binnen of niet. Als er een opvolging aan vast zit – bijvoorbeeld het herstellen van een vloeistofdichte vloer – dan moet je wel in de gaten houden of dat daadwerkelijk gebeurt door de aannemer.

Het gevaar is groot dat je het niet in de gaten hebt zo’n vervolgactie niet wordt uitgevoerd. Omdat je daar geen systeem voor hebt. Of dan gebeurt het misschien wel, maar dan vergeet iemand de eindrapportage toe te zenden. Of het gebeurt helemaal niet. Dat zijn de losse eindjes die je zelf heel strak in de gaten moet houden. Het is echt werkervaring om dat goed in je systeem te krijgen. Dat ondervang je niet zo makkelijk met een digitaal systeem. Omdat het afwijkingen zijn en een systeem gericht is op de standaard.

Het prettige aan het ondernemingsdossier is dat je het bevoegd gezag toegang kan geven, zodat zij hun controle vanaf hun bureau uit kunnen voeren. Het werkt een beetje zoals we nu al werken; je zet de documenten digitaal op een logische plek. Ik hoef geen bestanden bij elkaar te zoeken en op te sturen. Je geeft een code en ze mogen kijken. Als er wat ontbreekt, dan hoor ik het wel. Nu moet ik daar een afspraak voor maken op locatie, allemaal nodeloos ingewikkeld. Als dat vanachter een bureau kan gebeuren, is het voor de toezichthouder ook makkelijker.

Niet zomaar in Dropbox

We werken nu gewoon in een mappenstructuur van Windows Verkenner op een eigen server. Dat is niet ideaal. Beetje ouderwets. Daarom gaan we nu voor drie stations in de regio Eindhoven het Ondernemingsdossier invullen. Dus de bestaande bestanden overzetten in dat dossier.

Voor het Ondernemingsdossier moet ik eerst nog een account aanmaken en nog de zogenaamde ‘E-herkenning’ regelen. Anders kunnen anderen er niet in. Dat is wel een mooi ding, die E-herkenning. De overheid wil graag jouw documenten bekijken op de meest efficiënte manier. Het Ondernemingsdossier is daar een handige tool voor en staat op een goed beveiligde server, heb ik begrepen. Er staat immers nogal wat informatie in die je niet zomaar in een Dropbox gooit.

In ieder geval voor half april ga ik de gegevens overzetten, omdat op 14 april de ledenvergadering van de BOVAG is. Daar willen we het ook laten zien. We hebben met de BOVAG afgesproken dat we het gaan oppakken. Marcel Boons van het Ondernemingsdossier is hier ook geweest om het allemaal uit te leggen. We vinden het een goed initiatief. Het mooie is ook dat er geen kosten aan zijn verbonden.

Dan krijg je een boze brief

Het mooie van het systeem van Victis (een van de digitale systemen die nu op de markt beschikbaar zijn) is dat je er als ondernemer ook echt iets aan hebt. Het Ondernemingsdossier is ook goed, maar je zou er veel meer mee kunnen. Het is nog erg gericht op de controlefunctie van de overheid. Die subsidieert het ook, dus dat is op zich wel logisch. Maar het wordt pas echt interessant als je er als ondernemer bedrijfsmatig mee kunt werken. Je pompt er bijvoorbeeld van elke locatie LPG-certificaten van je medewerkers in. Op een gegeven moment wil je dat ‘net ophalen’; heeft iedereen dat certificaat? Maar het ondernemingsdossier is ingericht op vestigingsniveau. En dus moet je per vestiging gaan kijken. Dat werkt niet.

Als je het zo dynamisch kunt maken dat jij er als ondernemer informatie uit kunt trekken die je nodig hebt voor je bedrijfsvoering, dan heeft dat echt een groot voordeel. Als het geld beschikbaar was geweest dan hadden wij het systeem van Victis gebruikt. Het Ondernemingsdossier moet wel uitkijken dat het niet een archiefkast wordt van de overheid. Zo gaat het niet leven. Je moet weten waar de hiaten liggen in je werkzaamheden. Als je dat eruit kunt vissen wordt het ook leuk om dat ding op orde te houden.

Het grootste deel van mijn werk zit in het opvolgen van hetgeen uit de verplichte periodieke inspecties komt. Veel meer dan uit de inspecties van de omgevingsdiensten. Soms is dat ook weleens vervelend, want dan ga je die acties allemaal in gang zetten en dan komt de Omgevingsdienst en die constateert dan dat er één document niet aanwezig is. Dan denk ik: Dat is toch niet erg? Moet je kijken hoeveel we hebben opgelost afgelopen jaar! Dat is toch geweldig hoe goed we dat hebben aangepakt en hoeveel geld we erin hebben gestoken. Dan gaat het om een controle van de dampretour, die al wel is uitgevoerd, maar het document is nog niet opgestuurd. (Er zijn leveranciers waarbij de administratieve organisatie wat beter kan.) Dan krijg je een boze brief. We komen dan en dan terug en dan moet het opgelost zijn. Klinkt allemaal heel dreigend. En dan krijgen we helemaal geen pluim voor al die goede dingen die we al die jaren hebben gedaan.

De inspecteur was niet onder de indruk van de kennis van de pomphouder

Als je kijkt naar de 140 punten dan zijn gemiddeld bij alle station maximaal vijf daarvan niet op orde. Het kan zomaar dat er overal wel iets mis was. Dat heb je al heel gauw. Daar ontkom je niet aan. Ik denk dat het heel belangrijk is, dat het bijna op orde is. En ook dat je als bevoegd gezag een waardering geeft aan elk van die 140 punten. Wat is nou ernstig, wat is nou minder ernstig. Aan de constatering ‘installatiehandboek niet op orde’, daar heb je niet zoveel aan. Als de helft van het spul niet op orde is, dan heb je een ernstig probleem.

Je kunt ook net niet groen scoren (groen is nagenoeg geen overtredingen KM), terwijl er wel iets ernstigs aan de hand is, maar dat lees je niet uit zo’n tabel.

Het spul is zo goed beveiligd. Wat is nu de grootste calamiteit van een tankstation die we de laatste tijd hebben gehad omdat er regels niet werden nageleefd? Dat al onze stations groen scoren is niet haalbaar. Wat ik het belangrijkste vind is dat het aantal overtredingen per station steeds minder worden. Als die opgelost zijn is het allemaal weer goed.

Omgevingsdiensten mogen er wat van vinden. Dan mag best nog meer. We hebben eens een controle bij een LPG station gehad. Toen stond er ook echt in de brief dat de inspecteur niet onder de indruk was van de kennis van de pomphouder. Dat vind ik bruikbare informatie. Daar kun je wat aan doen. Ik was er niet blij mee, maar het klopte wel. Dat hele station heeft opnieuw les gekregen. Wat moet er gebeuren als er een lekkage optreedt? Dat moet je gewoon weten. Zo simpel is het. Nu weten ze dat ook allemaal.

Als er een certificaat ontbreekt, vind ik dat niet erg. Dan ga ik er achteraan en dan is het wel op orde. Maar als er helemaal geen keuring is geweest, dan vind ik dat wel erg. Als er maar een ding ontbreekt, dan kan dat in orde worden gemaakt en hoeft de tent niet gelijk te hangen. Sommige inspecteurs doen dat wel. Ik hoor die verhalen uit het veld. Over het algemeen gaat het heel goed. Maar sommigen zijn echt op zoek. Die gaan niet controleren, maar zoeken. Dat is echt een andere insteek. Als je lang genoeg zoekt vind je altijd wel wat.